Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale - HAD AP-HP à Charenton (94) F/H

L’HAD-AP-HP est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l’intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Elle est polyvalente et généraliste. Elle couvre tous les modes de prises en charge, à l’exception de la psychiatrie, et tous les âges de la vie : femmes enceintes, en post-partum, nourrissons et jeunes enfants, adultes, personnes âgées.

L’HAD-AP-HP prend en charge près de 800 patients en moyenne par jour, sur l’ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d’habitants ; ce territoire d’intervention s’étend progressivement pour couvrir l’ensemble de l’Ile de France. Les patients sont adressés à l’HAD-AP-HP par les hôpitaux de l’AP-HP, d’autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.

Département 4 : HAD – PUI et logistique territoriale des produits de santé : regroupant la Pharmacie à Usage Intérieur, l’unité de liaison chimio, le magasin (médical-hôtelier) et le service course, et les activités de nutrition parentérale à domicile.

Le département est constitué de quatre secteurs d’activité, situés sur le site de Charenton: la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI), le service logistique et le service de Nutrition Parentérale à Domicile (NPAD). La production des préparations de cytotoxiques de l’HAD est réalisée par la PUI de Cochin.

LIEU DE TRAVAIL

PharmacieHAD 32 rue Necker Charenton le Pont 94220

LIAISON HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

N+1 : Cadre administratif de département

Missions Générales

Le secrétaire de la Coordination assure sous le contrôle du Pharmacien Chef de service du Département Pui-Logistique et du pharmacien responsable de l’activité NPAD, la coordination des livraisons de poches de nutrition parentérale à domicile.

Missions liées à l’activité pharmaceutique

Logistique :

• Organiser les livraisons des poches de nutrition sur tous les départements français, 365 J par an
• Assurer la communication avec les prestataires et les centres de référence NPAD par mail, par téléphone et par FAX
• Répondre aux appels des patients NPAD et savoir réorganiser la distribution des poches en fonction des problèmes identifiés
• Assurer les modifications en temps réel sur les plannings de livraison
• Gérer la commande des produits spécifiques pour l’activité (hôpital Beaujon) en collaboration avec le PPH de l’activité NPAD
• Contrôler la conformité des coordonnées de chaque patient sur les poches en fin de journée

Plannings des prestataires :

• Gérer, ajuster et Imprimer, les informations des plannings de livraison (prestataires: TSE + SMS)
• Planifier et mettre à disposition le planning aux agents
• Assurer la mise à jour des adresses patient

Assurance qualité:

• Contrôler l’identitovigilance des poches préparées par les centres de référencesous la responsabilité du pharmacien en collaboration avec le PPH de la même activité
• Acquitter les alarmes MYSIRIUS, extraire les données des sondes MYSIRIUS et alerter le cadre de la PUI et/ou le pharmacien référent
• Identifier et numériser les non conformités et les retraits de lot sous la responsabilité du pharmacien référent
• Mettre à jour les documents dans la GED (gestion électronique des documents)
• Connaitre la procédure dégradée en cas de non livraison de poche NPAD

Maitrise Environnement :

• Commander les fournitures de bureau en lien avec l’activité
• Classer, ranger les divers documents en lien avec son activité

Indicateurs:

• Alimenter les différents tableaux Excel pour le suivi des indicateurs

Missions secrétariat:

• Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers et comptes rendus

Missions spécifiques:

• Savoir communiquer les informations: ponctuellement, le secrétaire de la coordination sera remplacée par un autre secrétaire ou par un préparateur en pharmacie hospitalier pendant les congés

Projet:

• Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service

Quotité de travail :

Emploi Temps Plein

Horaires de travail :

Travail en 7h30 sur une amplitude 9h-17h

Repos WE et jours fériés

1h de coupure repas dont 30 mn sur le temps de travail

Compétences requises :
- Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
- Organiser et prioriser les activités
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système
de gestion documentaire
- Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures..
- Alerter sur des situations particulières
- Assurer un suivi et une traçabilité

Savoir-Faire requis :
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting

Connaissances associées :
- Outils bureautiques : maîtriser Word, Excel, Outlook
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical
- Expérience de secrétariat